Браншови организации

PlanetPress за КООПЕРАЦИИТЕ

Преди PlanetPress

Кооперациите са известни с това, че изпращат специфична информация до членовете си. Освен това, те предлагат обучителни курсове, както и писма до членовете и фактури за годишни членски такси.

Детайлите за създаването на документи най-често идват от текстови файлове (или на технически език “line printer data”). При липсата на подходящ софтуер за създаване на документи, съдържанието се сглобява ръчно (с “copy & paste”) и след това се форматира преди да се активира един word mail merge. Накрая всичко се отпечатва и се поставя на ръка в пликове.

В идеалния случай фактурата и писмото за един и същи получател трябва да се сложат в един общ плик, но това не е възможно, когато тези дейности се извършват ръчно, защото изпращането на писма и фактури са два съвсем отделни процеса и тези два документа се изпращат последователно, един по един. Това не само струва два пъти повече за пощенски разходи, но освен това означава много време и разходи за персонал. Всичкото това пречи на служителите да се занимават с важните си задачи.

С PlanetPress

Ние успяхме да решим техния проблем с PlanetPress по следния начин: Текстовите файлове се обработват автоматично предварително. Системата позволява да се добавят заглавни страници и освен това поставя данните във формата, необходим на шаблона на PlanetPress. Сега всичко се отпечатва на обикновена хартия (елиминирани са предварително отпечатаните формуляри), включително се добавят контроли за автоматично пълнене на пликове.

Ползите

Друга голяма полза е, че документите могат да бъдат групирани по получател (информационното писмо и фактурата се поставят в един плик) и се сортират като част от процеса с цел намаляване на пощенските разходи. На края се генерират TIFF файлове и те се записват в архив.

Просто. Чисто. Бързо. Изработването на документи и разходите за доставка са значително намалени и служителите сега имат възможност да се фокусират на по-забавни и ефективни задачи.

Истинска полза за всеки.