Застрахователен сектор

PlanetPress в ЗАСТРАХОВАТЕЛНИЯ СЕКТОР

Преди PlanetPress

Всеки ден г-жа Рос, асистент на мениджъра на международно призната застрахователна компания, трябва да обработва всякакви видове критични документи. Полиците трябва да бъдат обновени и отпечатани, Трябва да се генерират фактури, да се напишат бележки и много други... Естествено, всичко трябва да изглежда гладко и професионално, защото това е, което очакват клиентите.

Генерирането на тези документи коства много време на г-жа Рос. Тя трябва да провери наличието на хартия в принтерите и да ги зареди при необходимост. След това трябва да се намерят различните страници от различните системи (фактурите идват от една, правилата и условията – от друга) и тя трябва да контролира различните чекмеджета на принтера. За да осигури желания ефект, г-жа Рос трябва да изпълни няколко последователни заявки на принтера, които да бъдат последвани от подреждане, сортиране и закачане, преди да сложи резултата в плик – по няколко пъти на ден. Много времеемък процес, който пречи на друга – също толкова важна задача – като да бъдат обслужени обажданията от клиенти.

С PlanetPress

Застрахователната компания е анализирала този проблем за всичките си служители и офиси и се е свързала с Objectif Lune, за да помоли за ефективно автоматизирано решение. Нашите колеги са разгледали случая и са намерили пресонализирано решение.

Ползите

Сега застрахователната компания използва PlanetPress. Почти всички задачи на г-жа Рос са автоматизирани. Системата получава всички данни от един източник и автоматизирано генерира документи, прикача ги и добавя плавилата и условията, които са необходими. Документите са сортирани и са добавени бар кодове и OMR с цел намаляване на пощенските разходи и автоматизиране на процеса по пликоване – и всичко се случва с една задача към принтера. В допълнение, нещо за което компанията не е мислила преди това, процесът сега е с много по-малко грешки заради намалената човешка намеса.

Сега г-жа Рос може отново да се грижи за клиентите си, което увеличава удовлетворението им.


 

РЕШЕНИЕ В ДЕЙСТВИЕ - SAA ИЗБИРА РЕШЕНИЕ, ОРИЕНТИРАНО КЪМ БЪДЕЩЕТО

 

« PlanetPress ни дава цялата гъвкавост, която ни е необходима и нашите клиенти получават документите си точно както е уточнено в предписанията на SAA. Освен това електронно копие с абсолютно същия вид, както получения от клиента документ, директно се съхранява в системата. Всичко това ни позволява и лесно да предлагаме допълнителни услуги. »

Роналд Ван Дер Дас

SAA, Специалист Бизнес развитие и поддръжка.

 

ЗА SAA INSURANCE

Samenwerkende Assurantie Adviseurs

 

Със седалище в Ротердам, SAA (Samenwerkende Assurantie Adviseurs) е играч на застрахователния пазар, който предлага цялата гама от услуги. SAA е оторизиран посредник и доставчик на услуги (за други посредници). На SAA им е позволено да приемат транзакции от името на други големи застрахователни компании, включително и всички финансови аспекти при предявяване на искове. В допълнение към това, SAA може да предлага застраховки от името на други застрахователни компании, включително и такива, с които не са обвързани предварително. SAA използва софтуерът за управление на изхода на PlanetPress за всичките си изходящи документи.

WWW.SAA.NL

 

ИЗХОДЯЩИ ДОКУМЕНТАЛНИ ПОТОЦИ С ВСЯКАКЪВ ВИД, ИЗЦЯЛО ПОД КОНТРОЛ

Ван Дер Дас: «Ние сме на пазара от много дълго време и знаем за какво става дума. Като посредник ние разбираме консултантския бизнес, както никой друг. Ние проактивно съветваме помагаме както на частните, така и на бизнес клиентите. Отговорност на SAA е да намери и покрие финансовите рискове. Ние се опитваме да правим това максимално ясно, честно и отговорно. И защото компанията винаги е имала този честен подход още от създаването си през 1982 г., много застрахователни компании се доверяват на SAA и ни позволяват да работим от тяхно име. Ние работим с почти всички застрахователни компании в Холандия. Също така по-рисковите застраховки се предлагат на застрахователната борса и съществуват и няколко специфични, както пенсионно осигуряване, земеделие и няколко други. Така че ние сме гъвкава застрахователна компания, която работи с огромно количество информация и която е в постоянен процес на комуникация с всичките си бизнес партньори, клиенти и други посредници.»

 

Изходящите документални потоци трябва да са по-гъвкави

И ето това беше тясното място, поне до скоро. Ван дер Дас: «Администрирането на застраховки при нас се извършва в Anva, цялостно решение, често използвано в нашата индустрия като средство за управление: нареждане, управление и обмяна на брокерски дейности. Обаче, преди и след Anva трябва да се случат много допълнителни дейности. Входящите и изходящите документни потоци трябва да са съвместими с това. Трябва да е възможно свързването на дигитални и печатни документи към Anva. Правилните общи условия, информация за контакт, лога, правила и т.н. трябва да се добавят. Нуждите на SAA са много по-големи от това, което Anva може да предложи по отношение на форматиране, сортиране и изход на документални потоци. Например, Anva не предлага начин за добавяне на баркодове или OMR кодове или пък създаване на атрактивен и персонализиран лейаут според клиента. OMR кодовете се използват за добавяне на контроли към документалните потоци. Една от причините за добавяне на такива контроли е, за да се избегне изпращане на повече от един плик към един и същи адрес. Един плик е достатъчен за един клиент. Но фактът е, че всички данни за клиенти и потребители трябва да достигнат Anva, на правилното място и в правилната папка. PlanetPress захранва всички папки в екстранета на SAA и така осигурява на заинтересованите посредници директен поглед върху цялата релевантна информация.

 

Objectif Lune и PlanetPress

SAA Insurances се нуждае от правилното решение за управление за техните изходящи документални потоци, което да им осигури цялата необходима гъвкавост, но без излишни разходи за интеграция и консистентност. Решението трябва да може да интегрира безпроблемно Anva и да бъде подходящо за използване от голям брой потребители и клиенти. Ван дер Дас: «Решението на Objectif Lune за управление на изходящата документация PlanetPress suite се оказа, че може да задоволи нашите нужди. В същото време компанията имаше много опит в интеграции с Anva. Този опит бързо ни отведе към персонална SAA печатна среда за всички наши служители. PlanetPress сега ни позволява стриктно да управляваме нашите документални потоци, което ни прави по-ефективни и по-ориентирани към клиентите, едновременно с това намалява нашите оперативни разходи. Интеграцията с Anva и с нашата интернет среда ни позволява да създаваме персонални опашки за посредниците, което е много ефективен начин на работа и дава ясен поглед на всички над релевантната информация. Данните за изходящата поща директно преминават от Anva към PlanetPress, който от своя страна ги пренасочва към принтера. Този процес премахва закъсненията и дневните задачи, например всички задачи за печат, събрани за даден ден, могат да бъдат напълно автоматично изпратени, без никаква човешка намеса. Обработването на всичко с PlanetPress ни спестява дни в сравнение с преди, когато трябва да проверяваме, нагласяме и въвеждаме всичко ръчно в Anva. Сега всичко отива в един централизиран принтер. Това също означава, че нашите фактури и подновени документи могат да бъдат изпратени по-бързо, което е от полза за целия процес, включително и разплащането.»

 

Дигитално архивиране

Защото PlanetPress също така и съхранява електронно копие от изходящата документация в свързана папка в екстранета на SAA, оторизирания персонал може да види във всеки един момент какво е направено и кои документи вече са получени от клиентите и други свързани лица. Те имат достъп чрез екстранета до всички комуникации с клиента. Използвайки PlanetPress, nие поставяме PDF файловете на тези документи в тяхна 'секция' в екстранета на SAA, за да може да бъде проследен и верифициран процеса. По този начин ние можем да посрещнем нашите нужди от прозрачности съвместна работа и да посрещнем законовите и регулаторни изисквания.»

 

В бъдеще Ван дер Дас очаква повече и повече информация да бъде изпращана дигитално към PlanetPress: «Решението наистина спестява много време и пари и отговаря на нашата амбиция да комуникираме с клиентите си по предпочитания от тях начин. Целта ни е да пренесем цялата изходяща комуникация към PlanetPress и да използваме дигитална папка в екстранета на SAA. Най-важното ни изискване, връзката с Anva, също е реализирана. Това гарантира работата ни с асоциирани посредници, застрахователи, сервизи, застрахователната борса и финансовата администрация. Прозрачността и последователността са изключително важни реквизити. Комбинацията между PlanetPress и Anva ни гарантира, че имаме на разположение цялата изисквана гъвкавост и прозрачност. Това е важно за нашите дейности – включително и дейностите с посредници. И дори и дейностите ни, свързани със застрахователната борса, могат да бъдат документирани и контролирани по този начин. Цялата информация е винаги налична на едно и също място. Благодарение на PlanetPress ние вече напълно управляваме комуникацията с нашите клиенти. И така ще бъде и в бъдеще.»

 

За PlanetPress

PlanetPress Ви позволява да добавите стойност към Вашите бизнес документи и да ги разпространявате във формат, който отговаря най-добре на изискванията на получателите им.

С PlanetPress можете да създадете Вашите фактури, отчети или всеки бизнес документ от начало или можете да използвате PDF файл в дизайнера и да започнете вашата работа по промяна на дизайна от този файл, за да спестите малко време.

Изображения, динамични графики, данни от печатни потоци, бази данни, XML файлове или всеки друг текстови формат, където и да е запазен той, може да бъде прочетен от PlanetPress и лесно да бъде използвам в документ. Знаем, доста готино е.

 

Ползите от PlanetPress

• Персонализирана комуникация

• Многоканално разпространение

• Оперативна гъвкавост и свобода

• Автоматизиране на задачите, свързани с документи

• По-добро управление на печатните задачи

• Системни намалявания на разходите

• Намаляване на разходите за човешки ресурси

• Намаляване на разходите за печат

• Намаляване на пощенските разходи