Комунални услуги

Комунални Услуги

ПРЕДИЗВИКАТЕЛСТВА

  • Възможност за бързо редактиране и модифициране на фактурите

  • Възможност да се вградят маркетингови послания във фактурите

  • Възможност да се поддържат двуезични документи

  • Възможност да се отстрани зависимостта от принтери

  • Възможност за разпечатване на единични и високообемни документи

  • Необходимост от персонализирано развитие, съвместимо с настоящето приложение (SAP)

  • Съкратено време за реагиране

РЕШЕНИЕТО

  • Позволява промени във форматирането и съдържанието на фактурите, дори в последния момент

  • Позволява добавянето на маркетингови послания

  • Позволява изработването на много документи с различно съдържание: вид клиент, език и т.н.

  • Автоматизира разпращането на фактури

  • Позволява разпечатване чрез вътрешни принтери, на всякакъв принтер

  • Позволява разпечатването на един уникален документ или разпечатването му в множество копия

  • Съвместимост с много ERP системи, включително и SAP

  • Помага за надзора над формулярите

  • Автоматично съхраняване на резервни копия

ПОЛЗИ

  • По-голяма независимост

  • По-бърза реакция: промените могат да бъдат направени в рамките на 12 часа

  • По-голяма гъвкавост; бързо внедряванена промените и идеите

  • Подобрено обслужване на клиентите чрез скорост и персонализиране

  • Подобрено съхранение на резервни копия

  • Промените се нанасят само веднъж

  • Обслужване на клиентите

 

Решение в действие GAZ MÉTRO

PlanetPress Suite Software зарежда гъвкавост за дистрибутор на природеен газ

За Gaz Métro

Като основен дистрибутор на природен газ в Квебек, Канада, Gaz Métro обслужва приблизително 97 процента от пазара. След като веднъж фирма или частно лице се регистрира за услугата, контактът с компанията най-често е месечната сметка. Всички фактури и извлечения трябва да се подготвят и отпечатат максимално ефективно, гладко и безпроблемно, защото всяка грешка във фактурата може да изпрати клиента при конкуренцията. Сметките се доставят на над 180,000 домакинства и фирми, като сметките възлизат на обща стойност над два милиона канадски долара на година. Нуждата да се поддържат два типа абонати - частни и бизнес, усложнява задачата. Около 2,400 бизнес абоната получават това, което Gaz Métro наричат SAP сметки, докато цикличните сметки се отнасят за повече от 160,000 домакинства. Връзката, основана на доверие, с доставчиците на печат и другите вендори, е основополагаща за запазване на високото качество на този разплащателен процес.
WWW.GAZMETRO.COM
 

Лесното редактиране е основна нужда

SAP и регулярните платежни цикли споделят едно и също критично изискване - необходимостта от бързи и лесни промени. "Нашата основна нужда е да редактираме фактури", обяснява Жан Гаумон, мениджър на отдел Фактуриране. "Преди сметките бяха кодирани в мейнфрейм и получените данни беше изключително трудно да се променят. За едно просто добавяне на един ред се изискваще смяна на целия код, което можеше да отнеме една или две седмици."
Софтуерът PlanetPress Suite от Objectif Lune помогна на Gaz Métro да подготвят и разпространяват извлечения, които отговарят на всички изисквания за правене на промени. Гъвкавостта при промяна на съдържанието и оформлението на фактури беше една от основните причини за избора на PlanetPress Suite Software. Мощни и същевременно лесни за използване, инструментите на PlanetPress Suite генерират широк спектър от документи с променливо съдържание и ги насочват към най-удобния и предпичитан от клиентите канал за доставка, използвайки PlanetPress Watch. 
Objectif Lune поддържа всякакви модификации по договор за услуга 24/7. В резултат на това Gaz Метрото спестява време и разходи, като не използва наличния персонал за тази цел и той може да съсредоточи свободния си ресурс върху други задачи, които стимулират приходите. 
"Ние спечелихме значително по-голяма гъвкавост", казва Гаумон. "Ако трябва да направим промени, можем да направим това лесно в рамките на разумен период от време и това е най-голямата полза. Сега тя отнема само половин ден в сравнение с две седмици прреди."
Липсата на гъвкавост на фактурите е било затруднение и за маркетинговият отдел.
"Когато маркетинг отделът искаше да добави нещо към сметката, ние трябваше да казваме не", споделя той. "Сега е много лесно и бързо да интегрираме техните идеи."

Персонализацията създава много по-ефективни сметки

С помощта ба PlanetPress Suite, Gaz Métro може да добавя персонализирани съобщения, насочени към определена група клиенти, като например съобщения за нови услуги и промоции. За по-точно проследяване на отговора и удовлетвореност, могат да бъдат добавени баркодове за реклами и други промоции. Поддръжката на условен печат на данни, графики и страници, добавя към привлекателността на PlanetPress Suite. 
"Ние също така да изпращаме писма със сметки в зависимост от профила на клиента. Ние имаме 21 различни видове писма на два различни езика, английски и френски, с добавени параграфи въз основа на клиента." Всичко е изцяло персонализирано чрез 
платформата PlanetPress Design. Гъвкавостта на PlanetPress Suite също така помага да се даде тласък на усилията за кръстосани продажби. "Ние можем да изпратим различни оферти и да направим по-удобно за клиентите да отговорят чрез използване на формуляри, които вече са предварително попълнени с някои от техните данни", каза Гаумон. 

Безпроблемна интеграция със SAP

Gaz Métro използва много натоварена мейнфрейм система за операциите по фактуриране, която използва LCDS потоци от данни при печатане. Документалната платформа трябва да може да поддържа разнообразие от сложни изходящи документи, като например извлечения и фактури, документи с вариращи данни и MICR проверка на изхода. Отворената архитектура на PlanetPress Suite позволява на Gaz Métro да имплементират решението без да се налага промяна на съществуващите системи. 
Първата крачка е била да се интегрира PlanetPress Suite със SAP приложение, но това е поставило потенциално предизвикателство.
"Нямахме много време, защото SAP проектът вече беше насрочен и планиран," казва Гаумон. За да е сигурно, че PlanetPress Suite решението ще работи със SAP приложението, Objectif Lune е трябвало да персонализират разработката и да работят тясно с екипа на SAP. "Събирахме данни в RDI (raw data information) формат и ги изпращахме на Objectif Lune. Те изготвяха примери и ни показваха какво може да направи за нас PlanetPress Suite и то правеше точно това, от което се нуждаехме. Освен това ние можехме да отпечатваме файловете директно при нашич доставчик печат, но също така можехме и да управляваме нашите формуляри и да ги отпечатваме и при нас вътрешно."

Осигуряване на по-добър бекъп

PlanetPress Suite предоставя на Gaz Métro и друго много важно предимство, според г-н Гаумон. "Бекъпът на нашата система, наречена Grand Débit SAP, беше на нашия принтер, но ние нямахме никакъв вътрешен бекъп. PlanetPress Suite промени това. Ако нещо се случи при печата, например проблем с някое устройство, ние можем да печатаме вътрешно на цветна система с голям капацитет, като използваме предварително напечатани цветни формуляри."
Възможността да се създава документ и да се печата като част от пакет или самостоятелно осигурява на Gaz Métro много опзии за генериране на изходяща документация при нужда. "В първите четири дни от месеца ние изпращаме сметки на нашите 2,400 най-големи индустриални клиенти на нашия принтер. Останалите сметки за бизнес абонатите ни се печатат една по една. Когато трябва да отпечатаме само една сметка, ние го правим вътрешно на нашия принтер, използвайки бяла хартия с MICR код за проследяване."
Цикличното приложение за сметки съдържа повече от 160,000 частни клиенти, които се таксуват на месечна база, като средно на ден се обработват около 10,000 сметки. "Ние трансферираме данните от мейнфрейм системата вътрешно в RDI формат, а след това ги изпращаме към PlanetPress Suite," каза Гаумон. Както и при SAP сметките, лицето на фактурата подлежи на цялостно редактиране.

По-добър процес при препечатки

Препечатките винаги са били тясното място при транзакционните приложения, защото е трудно да изолираш, пренасочиш и отпечаташ само една фактура ефективно по отношение на разходи. "В миналото, когато има некоректна сума или проблем при отпечатването, ние не бяхме способни да я коригираме в системата," казва Гаумон.
С PlanetPress Suite като платформа за документи, Gaz Métro може да прави промени и да препечатва фактури вътрешно при нужда.
"Сега можем да правим промени ръчно и да потърсим сметката, да я редактираме и отпечатаме отново само с едно приложение." Понякога се преместват само колони, но с PlanetPress Suite като основа на документа, "Ние вече можем да коригираме грешки бързо. На нас много ни харесва, че можем да оправим сметката и да я отпечатаме вътрешно. Ние също така запазваме промени, които са направени при показването на данни, а не в самата база данни."
Подобрената възможност за препечатки подобрява също така и обслужването на клиенти. Ако клиент изгуби сметката си, Gaz Métro може да изпрати копие по факс, имейл или по пощата. "Хубавото е, че когато клиент се обади, че е загубил сметака си, ние възпроизвеждаме точно копие на изпратеното писмо. Всички писма са автоматизно запазени с всяка сметка и всичко, което е било изпратено първоначално, може да бъде отпечатано отново."

Уеб представяне за витруално разглеждане

PlanetPress Watch позволява на Gaz Métro автоматично да насочи печатен поток към всяко устройство и локация, а също така и към излагане в уеб пространството. Те само трябва да създадат вида на шаблона и да направят една промяна и документът се появява коректно, където и да се използва. 
"Ние преобразуваме всички сметки за показване в уеб сайта ни, за да могат нашите клиенти да ги разглеждат. И отново PlanetPress Suite е този, който генерира сметката, изпраща я за печат и след това я изпраща към друга вътрешна система за създаване на PDF копие, което се качва на клиентския профил в сайта ни за незабавно разглеждане," обяснява той. PlanetPress Imaging също така генерира имейли, за да информира клиентите ни, че новите им сметки са качени на сайта за разглеждане. 

Една отзивчива връзка

"Като компания - доставчик, ние трябва да можем да предложим инструменти, които отговарят на нуждите на нашите клиенти и най-важното за нас е да направим всичко удобно за тях. Ние трябва да бъдем внимателни, защото от това зависи нашия имидж и репутация," обяснява той. "За радост, начинът по който работим с PlanetPress ни позволява да контролираме нашия имидж през сметките и да ги използваме, за да изградим позитивна връзка с всички наши клиенти."
Връзката с Objectif Lune е също толкова ценна. "Всеки път, в който ние се нуждаем от нещо, екипът на Objectif Lune е винаги на линия за нас. С тях се свързваме лесно и никога не се налага да ескалираме притесненията си. Те се грижат за нашите заявки без усложнени процедури или формуляри за полълване. Връзката е лесна и директна, а точно това ние харесваме," казва Гаумон.
 

"Всеки път, в който ние се нуждаем от нещо, екипът на Objectif Lune е винаги на линия за нас. С тях се свързваме лесно и никога не се налага да ескалираме притесненията си. Те се грижат за нашите заявки без усложнени процедури или формуляри за полълване. Връзката е лесна и директна, а точно това ние харесваме."
Жан Гаумон
Мениджър отдел Фактуриране

Решението за Gaz Métro с PlanetPress Suite:

  • Електронно генериране на изображения за архивиране, имейл и факс.
  • Автоматизиран изход на документи и управление на разпространението.
  • Гъвкаво, мощно, транзакционно и персонализирано създаване на документи.