Document management

Какво е управление на документи?

Глобалните компании имат нужда да управляват критичните за своя бизнес документи на всяко ниво на организацията. Необходими са софтуери, които да обслужват всеки един етап от жизнения цикъл на документа – от създаването или сканирането, през обработката и доставката, до съхранението и архивирането.


 

Вход на документи

Около 80% от документите на големите компании са неструктурирани, което означава, че не са форми или таблици с данни. Поради тази причина са необходими софтуери, които да улавят и обработват и тази неструктурирана информация. С подходящ софтуер може да се създадат правила коя точно информация да се събира от сканирания документ и как точно да се обработва в последствие. Това води до намаляване на разходите за обработка на хартия и подобрява достъпа до ключова бизнес информация чрез трансформиране на документи от хартиен носител в електронни изображения с асоциирани метаданни. Това позволява на компаниите да набират данни и съдържание, снети от електронни форми и сканирани документи.

Пример за такъв софтуер, осигуряващ лесен процес по събиране на данни от сканиран документ, е Captiva на EMC.

Съхранение и управление на документи

Следващият етап от жизнения цикъл на документите е тяхното съхранение на единна платформа, което ускорява достъпа на компанията до важната информация. За компаниите е важно да се подобри обработката и да се автоматизират бизнес процесите. Обработването на съхранените данни включва следното:

  • Позволява проследяване на версиите на документите с цел да се гарантира, че всички членове на екипа работят с актуална информация, например инженерни чертежи, договори, стандартни оперативни процедури.

  • Позволява заключване и отключване на документ, за да се избегне едновременна редакция от няколко членове на екипа, а също така и да се избегне дублиране на работа.

  • Позволява автоматично разпращане на документа на вътрешно ниво сред колеги или външно сред партньори и доставчици.

  • Позволява преминаването на документите през различни етапи, например прегледан, одобрен, публикуван, архивиран.

  • Позволява контрол на достъпа до документи чрез потребителски или ролево-базирани права, включително LDAP, SSL, биометрични данни, електронни подписи, контрол на достъпа (ACL-списъци), и цифрови сертификати

  • Позволява проследяване на промени, сваляния, доставки, отпечатвания и други с цел спазване на нормативни уредби и закони.

  • Позволява трансформирането на съдържанието автоматично в универсални формати като PDF, за да се разшири достъпа до информация или да се оптимизира доставянето.

  • Поддържа активни връзки в съдържанието, за да е възможно различни части от съдържанието да се изработват от различни отдели като отделни документи.

  • Позволява пълно текстово търсене, за да може да се работи с информацията без да е необходимо да се познава начина на организацията й.

Пример за такъв софтуер, който позволява такова обработване на събраната информация, е Documentum на EMC.

Изходящи документи

Последната фаза в управлението на документи е доставянето или архивирането им. Необходимо е съдържанието да бъде доставено, използвайки различни канали. Необходимо за бизнеса е да е възможно персонализирането на взаимодействието с клиента, а също така и да има възможност да се добавят сложни технически или правни документи по предварително дефинирани бизнес правила. Основните характеристики включват:

  • Поддръжка на XML: Разделя информацията от оформлението, за да е възможно доставянето на съдържание в множество различни формати

  • Разпространение на съдържанието: Автоматизира доставянето чрез различни абонаменти, за да се предостави съдържание в точното време и в точния формат

  • Динамично съдържание: автоматизира голям обем сглобяване на транзакционни документи и персонализирана кореспонденция според зададени бизнес правила

  • Глобализирано съдържание: осигурява актуално и точно многоезично съдържание, съобразено за глобална публика

Пример за софтуер, който осигурява тези изисквания за доставка на документи, е xPression на EMC.

Още малко за архивирането

При съхранението и архивирането на документи е важно бизнесът да може да създаде ключови документи и да ги съхрани като бизнес записи в съответствие с регулациите и добрите практики. Необходимо е да има възможност за означаване на отделните елементи на съдържанието като записи и осигуряване съдържанието да се поддържа в непроменимо състояние в съответствие с правилата за достъп, задържане, и разпореждане.